Papierloses Büro

Es ist eines dieser Großprojekte, welche man immer mal wieder halbherzig plant, aber nie wirklich umsetzt; das “papierlose Büro”. Ich sammele seit Jahren Rechnungen, Versicherungsanschreiben, Bankunterlagen, Gesundheitsunterlagen usw. sauber sortiert in Hängemappen in, mittlerweile zwei, großen Papp-Containern. Neue Unterlagen landen zuerst auf dem Schreibtisch und nach Bearbeitung auf einem großen Haufen. Und einmal im Jahr gehen dann ein bis zwei Abende drauf, um das ganze in besagte Mappen einzusortieren.

Damit soll nun endgültig Schluß sein. Als Ziel habe ich mir gesetzt, alle vorhandenen und zukünftigen Dokumente einzuscannen und den Großteil der Originale anschließend zu vernichten. Aufheben werde ich nur noch wichtige Original-Dokumente wie Urkunden, etc..
Zu diesem Zweck habe ich ein wenig im Internet recherchiert, wie man ein solches Projekt am besten aufzieht. Das Angebot an Soft- und Hardware ist groß, die Auswahl fällt schwer. Insgesamt muss man sich um drei Sachen kümmern:

  • Einen Scanner
  • Eine Scan-Software mit Schrifterkennung (OCR)
  • Eine Software zum Sortieren, Archivieren und Suchen
    (auch als DMS, Document Management System, bekannt)

Scanner

Jeder der ein einigermaßen aktuelles Smartphone in der Tasche hat, verfügt bereits über einen “Scanner”. Der App-Store bzw. Play-Store ist voll von entsprechenden Apps, die mittels der Smartphone-Kamera nicht nur Dokumente “einscannen”, sondern auch noch archivieren können. 
Beispiele sind :
Readdle Scanner Pro
Scanbot
Adobe Scan

Die Ergebnisse sind teils erstaunlich gut detailliert, und auch stärkere Perspektivenfehler werden zuverlässig ausgeglichen. Ausserdem ist diese Lösung extrem schnell. 
Ich habe mich jedoch aus zwei Gründen gegen diese Lösung entschieden. 
Erstens kommt die Qualität, gerade bei suboptimalen Lichtverhältnissen, nicht an originär mit einem Dokumentenscanner eingescannte Dokumente heran. 
Und zweitens plane ich, die eingescannten Dokumente für viele Jahre, wir sprechen hier in der Größenordnung von Jahrzehnten, aufzubewahren und wieder abrufen zu können. Es gibt keinerlei Garantie, dass besagte Anbieter in 10 oder 20 Jahren mit ihrer App noch am Markt sind, oder ob die Endgeräte zu dieser Zeit noch verfügbar sind. 
Ich habe mich daher entschieden, die entandenen PDF-Dateien klassisch in Ordner abzulegen. Dateisysteme mit Ordnern werden auch in 20 Jahren noch eine Rolle spielen, wie ich trotzdem in den Genuss von Cloud-fähigkeit und ständigem, geräteunabhängigen Zugriff komme, erläutere ich gleich.

Wer es mit dem Projekt papierloses Büro ernst meint, tut gut daran, in einen originären Dokumentenscanner zu investieren, insbesondere wenn viele Altunterlagen auf einen Rutsch eingescannt werden sollen. Wenn man den vielen Blogs und Software-Hersteller-Empfehlungen glauben darf, scheint hier Fujitsu mit seinen ScanSnap-Geräten seit Jahren die Nase vorn zu haben. 
Ich persönlich habe lediglich Erfahrung mit den Geräten von Epson, welche bei uns in der Klinik brav ihre Arbeit verrichten.
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Bislang habe ich mich aus reiner Sparsamkeit gegen die Anschaffung eines solchen Gerätes entschieden. Ich besitze bereits seit Jahren einen Brother Multifunktionsdrucker, welcher eben auch über einen Scanner mit Einzug verfügt, und bislang eine völlig ausreichende Leistung an den Tag gelegt hat.

Scan-Software und DMS

Wer per Smartphone scannt hat die Software ja bereits integriert. Wer sich einen Dokumentenscanner kauft, bekommt zumindest die Scan-Software zur PDF-Erstellung mitgeliefert und muss sich in der Regel nur noch um die Speicherung und Archivierung kümmern.
Ich bin bei meiner Suche auf einige interessante Produkte gestoßen. Viele davon richten sich jedoch eher an Business-Kunden und verlangen teils kräftige monatliche Abo-Gebühren. Für den Heimanwender erschienen mir folgende Produkte sinnvoll:

Egal für welche Software man sich entscheidet, wichtig ist, dass die eingescannten PDF’s mittels OCR-Technik “durchsuchbar” gemacht werden, sprich, dass die Texterkennung den Text analysiert und lesbar mit in die Datei schreibt.

Meine Lösung

Ich habe mich gegen eine eigene Softwarelösung entschieden. Ich möchte wie gesagt, nicht von einem Software-Anbieter abhängig sein, und auf meine Dokumente auch in vielen Jahren noch bedenkenlos zugreifen können.
Glücklicherweise bin ich über folgendes Tool “gestolpert”, NAPS2, welches nicht nur eine hervorragend einfache Bedienung zum einscannen und umwandeln in PDF’s bietet, sondern auch über eine äußerst präzise Texterkennung verfügt. Und das beste: es ist komplett kostenlos.

NAPS2 ist so gut, dass ich dem Entwickler sofort 5$ gespendet habe.

NAPS2 Scanner Software

Hiermit scanne ich meine Dokumente ein, generiere “lesbare” PDF’s, und speichere diese direkt mittels Google-Drive-File-Stream in meinem Google Drive Speicher. Ich habe hier einige Unter-Ordner angelegt, wie z.B. “Versicherungen”, “Banken”, “Rechnungen”, etc.. Als Dateinamen verwende ich zunächst das Datum des Dokuments und anschließend eine kurze Erläuterung : z.B. “20181017 – Rechnung Avacon.pdf“. Theoretisch müsste man sich den Aufwand mit den Ordnern gar nicht machen, da die Google-Textsuche hervorragend mit den gescannten PDF’s umgehen kann, Volltextsuche funktioniert absolut zuverlässig.

Ich bin sehr gespannt wie weit ich mit dieser Lösung kommen werde, da noch viele viele Dokumente vor mir liegen, um die Altbestände aufzuarbeiten. Limitierender Faktor dürfte der Einzugscanner meines Druckers sein, wir werden sehen.



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